Jakie dokumenty musi wydać biuro rachunkowe? Podejmując decyzję o zmianie biura rachunkowego, zwykle decydujemy się na ten krok z początkiem roku obrotowego. W tej sytuacji dotychczasowe biuro, które prowadzi pełną księgowość opracowuje sprawozdanie finansowe za poprzedni rok obrotowy. Natomiast nowe prowadzi księgi z czystą kartą od nowego roku. Decyzję o zmianie biura można jednak podjąć również w dowolnym momencie roku. Po pierwsze na skutek niezadowolenia z aktualnej obsługi, po drugie z powodów zależnych od biura.
O czym powinna pamiętać nowa księgowa?
Zmiana biura księgowego w ciągu roku wcale nie musi być zła. Jest jednak pełna wyzwań. Klient powinien przede wszystkim zadbać o ciągłość pomiędzy poprzednim a nowym rokiem obrotowym. Nowe biuro rachunkowe https://www.ekb.szczecin.pl/ może zająć się wyjaśnianiem ewentualnych wątpliwości, rozbieżności, jak i wprowadzić nowy system księgowy. Jeśli zmiana zachodzi w październiku, to aktualna firma księgowa obsługuje księgi za trzy miesiące roku, dzięki czemu ma dużo czasu, aby poznać specyfikę działalności klienta i rzetelnie przygotować sprawozdanie finansowe za rok.
Należy jednak pamiętać, aby zmian dokonywać po zakończeniu okresu rozliczeniowego i złożeniu deklaracji. Należy również uwzględnić okres wypowiedzenia umowy poprzedniemu partnerowi, który może być dłuższy niż jeden miesiąc.
W jakiej formie przejąć dokumenty księgowe?
Klient, który kończy współpracę z biurem rachunkowym, zobowiązany jest przejąć od niego dokumentację papierową oraz zapisy w księgach rachunkowych, jak i dokumentację elektroniczną. Warto podkreślić, że obecnie większość dokumentów dostępna jest w formie elektronicznej. Warto zatem zadbać o kompatybilność systemów informatycznych, aby później swobodnie odtwarzać dokumentację.
Niektóre biura znacznie utrudniają ten proces, twierdząc, że program jest ich własność. Decydują się wyłącznie na wydanie dokumentów papierowych. Nie ma to jednak uzasadnienia prawnego. Nowe biuro zobowiązane jest zatem do uzyskania danych, najlepiej w obu formach: elektronicznej (np. JPK ksiąg rachunkowych), jak i papierowej. Podstawą jest zatem prawidłowe przejęcie plików JPK, które przygotował klient. Znaczenie mają nie tylko JPK VAT, ale także pozostałe rodzaje JPK, w przypadku gdy klient generował je na żądanie organów skarbowych.
Jak przeprowadzić ten proces najsprawniej? Przede wszystkim należy na niego zarezerwować odpowiedni czas. Aby przejąć dane, potrzeba co najmniej kilka dni. Jakie dokumenty należy odebrać? Powinny się tam znaleźć te, które były sporządzone przez biuro rachunkowe, jak i dokumenty systematycznie przekazywane do biura przez przedsiębiorcę. Przedsiębiorca zobowiązany jest sprawdzić ich kompletność. Ewentualne braki należy natychmiast zgłosić i upomnieć się o ich uzupełnienie. Ponadto klient powinien zadbać o prawidłowe udokumentowanie, jakie dane odbiera od biura, z którym dotychczas współpracował. Jakie zasady dotyczą nowego doradcy podatkowego lub biura księgowego? Oba podmioty powinny sporządzić listę odbieranych dokumentów, którą dołączą do podpisanej umowy.
Jak przebiegają negocjacje?
Warto podkreślić, że jeśli przejmowanie ksiąg dotyczy większych podmiotów, to wymaga to więcej pracy. W związku z tym trwają negocjacje stron, które służą dokładnemu określeniu przedmiotu umowy, jak i wzajemnych obowiązków. Na tym etapie należy określić potrzeby, jak i oczekiwania zarówno po stronie doradców podatkowych, jak i klientów. Jest to możliwe na bazie poprzednich doświadczeń.
Natomiast biuro musi sobie zdawać sprawę, że dokumentacja powinna być jak najbardziej dokładna i kompletna. W przeciwnym razie współpraca może być nieopłacalna i bardzo czasochłonna. Nabiera to szczególnego znaczenia, ponieważ z powodu nowych wymogów JPK_VAT wzrasta ilość informacji, które są ważne dla poprawnego rozliczenia klienta. Biuro nie jest w stanie określić, czy na fakturze opisanej jako „usługa zgodnie z umową xyz” są umieszczone towary, które należy oznaczyć właściwym GTU czy symbolem „MPP”. Biuro, które przejmuje w trakcie trwania bieżącego roku finansowego, ma zatem znacznie więcej obowiązków. Jednym z nich jest udzielenie odpowiedzi na tego rodzaju wątpliwości klienta.
Co powinna zawierać dokumentacja?
Biuro księgowe jest zobowiązane przekazać nowemu podmiotowi pełną dokumentację. Składa się na nią wiele elementów, bez których nie jest możliwe prowadzenie dokładnej księgowości. Do tych dokumentów należą:
– wydruki z PKPiR należące do całego okresu rozliczanego przez konkretne biuro rachunkowe albo elektroniczny zapis ksiąg rachunkowych (opcjonalnie również w formie bazy danych) za cały okres,
– deklaracje rozliczeniowe ZUS,
– rejestry VAT zakupów i sprzedaży,
– ewidencje: środków trwałych, przebiegu pojazdu, wyposażenia,
– deklaracje podatkowe, jak i potwierdzenia ich wysłania,
– struktury JPK wraz potwierdzenie wysyłki,
– faktury, wyciągi bankowe, rachunki, potwierdzenia zapłaty należności, umowy,
– dokumenty z obszaru kadr i płac.
Wskazane dokumenty należy dostarczyć jak najszybciej, tak aby zachować płynność księgowość firmy i uniknąć problemów.
